Баланс и документы Яндекс Директа: раздел «Финансы» для бухгалтера

Статья — для бухгалтера и владельца бизнеса, который ведёт рекламу в Яндекс Директе через Magic Leads. В разделе «Финансы» три страницы: «Деньги в рекламе», «Документы» и «Реквизиты». Разбираем, откуда берутся цифры, где закрывающие документы Яндекса и какие уведомления о деньгах приходят.

Кто видит раздел «Финансы»?

Раздел «Финансы» видят владелец аккаунта, администратор и бухгалтер. Менеджеру и наблюдателю он закрыт: пункта нет в меню, а прямая ссылка ответит отказом. Бухгалтер ведёт реквизиты, отправляет документы на почту и может оплатить счёт Magic Leads. Рекламу он только смотрит, кнопок изменения у него нет.

Пригласить бухгалтера может владелец или администратор: «Настройки → Пользователи», кнопка «Пригласить», роль «Бухгалтер».

Сколько денег осталось в Директе и когда они кончатся?

Это показывает страница «Финансы → Деньги в рекламе». Сверху три карточки: «Остаток в Директе», расход за выбранный период и «Раньше всех закончатся» — кабинет, где деньги кончатся первыми. Ниже таблица «По кабинетам Директа»: остаток, расход, средний расход в день и колонка «Хватит примерно на».

Как считается прогноз:

1. Берём расход кабинета за последние 7 полных дней — вчера и шесть дней до него. Сегодняшний неполный день не считаем.
2. Делим остаток на средний расход в день. Получается «≈ N дней».
3. Если выходит 7 дней или меньше, прогноз становится оранжевым, а над таблицей появляется предупреждение «деньги кончатся примерно через N дней».

Почему порог — неделя: когда деньги на счёте кончаются, Директ останавливает показы, а оплата по счёту идёт в Яндекс до трёх рабочих дней. В предупреждении сказано и сколько нужно на неделю: средний расход в день × 7, округлённый вверх до сотни рублей. Кнопка «Пополнить в Директе» открывает Директ — пополняете вы сами, способы описаны в справке Директа об оплате.

Суммы — без НДС, как в отчётах Директа. Остаток обновляется при синхронизации кабинета. Период по умолчанию — «Этот месяц», его и кабинет можно сменить над таблицей.

Почему у кабинета вместо остатка «—»?

Прочерк значит, что остаток нам неизвестен, и под ним написано почему. Неизвестный остаток не считается нулём и не попадает в сумму: под итогом будет пометка, сколько кабинетов в неё не вошло. Причин три, и все они про устройство кабинета в Директе, а не про ошибку платформы.

• «остаток видит только агентство» — кабинет ведёт агентство, и деньги на нём видит оно. Вместо кнопки пополнения стоит «Пополняет агентство».
• «общего счёта нет — деньги лежат на кампаниях» — в кабинете не включён общий счёт, у каждой кампании свой остаток.
• «появится после первой синхронизации» — кабинет только что подключён.

Бывает и наоборот: остаток известен, но расхода за 7 дней не было. Тогда в колонке «Хватит примерно на» стоит «расхода 7 дней не было — не считаем».

Как выгрузить расходы для бухгалтерии?

На странице «Деньги в рекламе» нажмите «Расходы за период, CSV». В файле — расход по дням с разбивкой по кабинетам и кампаниям за выбранный период, со столбцами «Дата», «Кабинет», «Логин», «Кампания», «Расход, ₽ без НДС» и «Клики». Файл открывается в Excel и Google Таблицах.

Фильтр — тот же, что на странице. Это учёт расхода, а не первичный документ: акты за рекламу выставляет Яндекс.

Где закрывающие документы Яндекса за рекламу?

В Яндекс Балансе. Счета, акты и счета-фактуры за показы выставляет Яндекс по своему договору с вами, Magic Leads их не получает. Кнопка «Открыть Яндекс Баланс» есть внизу страницы «Деньги в рекламе». Входите в Баланс под тем логином Яндекса, с которого платите за Директ.

Что важно знать бухгалтеру — по справке Яндекс Баланса:

• Счёт можно скачать в Балансе сразу после выставления.
• Акт и счёт-фактура формируются после оказания услуг по счёту.
• Копии приходят на почту плательщика из Баланса три раза в месяц: 16-го числа, в последний день месяца и с 5 по 10 число следующего месяца.
• Если организация перешла на ЭДО, документы будут только там.
• Документы оформляются на плательщика, на которого выставлен счёт. При оплате картой физлица в документы организации они не попадут.

Если кабинет ведёт агентство, документы за рекламу выдаёт оно. Как заказать акт сверки в Балансе — в статье «Сколько стоит Magic Leads».

Где счета и акты Magic Leads?

На странице «Финансы → Документы». Платформа и модуль «Реклама» бесплатны, поэтому документы Magic Leads появляются, только когда вы оплачиваете платную услугу. Документы формирует банк Точка, через который проходит оплата.

• Счёт — если вы платили по счёту на организацию или ИП.
• Кассовый чек — если платили по ссылке: через СБП, картой или T-Pay. Чек приходит на почту владельца аккаунта, в списке он виден строкой без кнопок.
• Акт — подтверждает, что услуга оказана, а не только оплачена. Пока его нет, в строке написано: «Будет, когда услуга оказана: реклама запущена и прошли 14 дней наблюдения за обучением».

Акт выдаём только организации или ИП, физлицу хватает чека. Если вы платили по ссылке, а акт нужен на организацию, откройте под строкой оплаты «Нужен акт на организацию?», выберите реквизиты и нажмите «Выдать акт на эти реквизиты».

Кнопка «На почту» отправит PDF письмом от банка Точка. Адресов два: «Бухгалтерия из реквизитов» и ваш. Чтобы отправлять на другой адрес, впишите его в реквизиты как почту бухгалтерии. Весь список выгружает кнопка «Реестр за период, CSV».

Как добавить или поменять реквизиты?

На странице «Финансы → Реквизиты» нажмите «Добавить реквизиты». Реквизиты нужны для счёта на организацию и для акта Magic Leads. Если вы уже выставляли счёт в заявке, реквизиты из него сохранились здесь сами. Поменять данные можно кнопкой «Изменить» на карточке.

1. Выберите тип: «Физ. лицо», «ИП» или «ООО».
2. Введите ИНН и нажмите «Найти»: название, КПП и адрес подставятся из реестра. Если увидите «Автозаполнение по ИНН пока не подключено» — заполните поля вручную.
3. Введите БИК — название банка и корреспондентский счёт подставятся так же. Добавьте расчётный счёт.
4. Укажите подписанта и, если есть, оператора ЭДО.
5. Впишите «Email бухгалтера»: на него кнопка «На почту» отправляет счета и акты.
6. Нажмите «Сохранить реквизиты» или «Сохранить черновик», если данных пока не хватает.

Реквизиты, по которым ждут акт, удалить нельзя, пока он не готов. Реквизиты для документов Яндекса за рекламу задаются не здесь, а в Яндекс Балансе.

Какие уведомления приходят про деньги?

Про деньги приходят четыре уведомления: одно о деньгах в Директе и три об оплатах Magic Leads. Они появляются в колокольчике в шапке кабинета и приходят письмом. Отключить ненужные можно в «Настройки → Уведомления», группа «Деньги», колонки «В кабинете» и «Письмом».

Уведомление о деньгах в Директе приходит один раз, когда прогноз опустился до недели. Пополнили счёт и прогноз вырос — тревога закрывается. Если потом деньги снова начнут кончаться, придёт новое.

Что дальше

• Сколько стоит Magic Leads — за что вы платите Яндексу и что в Magic Leads платное.
• Какой бюджет нужен для Директа — как прикинуть расход по цене заявки.
• Почему нет показов в Директе — что делать, если реклама встала.

Ещё нет аккаунта? Зарегистрируйтесь — это бесплатно.